Визначення документа
Поняття “документ” охоплює широкий спектр матеріалів, які служать для зберігання, передачі та підтвердження інформації. Згідно з визначенням, прийнятим у сфері документознавства, документ – це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, які її описують і засвідчують її автентичність.
До категорії документів можна віднести:
* Письмові документи: офіційні листи, звіти, протоколи, витяги, акти, заяви, автобіографії, резюме тощо. Ці документи зазвичай створюються на папері, хоча в сучасному світі широко поширені й електронні версії.
* Графічні документи: схеми, креслення, діаграми, карти, фотографії, рисунки. Вони візуалізують інформацію та дають змогу наочно її представити.
* Аудіовізуальні документи: аудіо- та відеозаписи, кінофільми, відеоролики, записи теле- та радіопередач. Ці документи містять звукову та візуальну інформацію і використовуються для зберігання та передачі повідомлень.
* Машинозчитувальні документи: магнітні стрічки, оптичні диски, flash-накопичувачі, чіпи тощо. Вони зберігають інформацію у формі, доступній для комп’ютерної обробки.
* Електронні документи: файли, які створюються та передаються за допомогою комп’ютерних систем. Вони не мають фізичного носія, але мають цифрові підписи та інші засоби для підтвердження їхньої автентичності.
Визначення документа також може застосовуватися до таких тверджень:
* Юридичні документи: контракти, заповіти, судові ухвали, закони. Ці документи мають юридичну силу і використовуються для оформлення правовідносин та регулювання діяльності суб’єктів права.
* Фінансові документи: рахунки, накладні, банківські виписки. Вони служать для фіксації та обліку фінансових операцій.
* Історичні документи: літописи, хроніки, мемуари, архівні записи. Вони відображають історичні події та містять цінну інформацію про минуле.
* Наукові документи: статті, монографії, дисертації. Ці документи містять результати наукових досліджень і є засобом поширення наукових знань.
* Ідентифікаційні документи: паспорти, посвідчення особи, дипломи, сертифікати. Вони служать для встановлення особи суб’єкта та підтвердження його статусу.
Отже, визначення “документ” застосовується до будь-якого носія інформації, що містить реквізити, які описують і засвідчують її автентичність. Документи виконують важливу роль у сучасному суспільстві, слугуючи інструментом фіксації, зберігання, передачі та підтвердження інформації в різних сферах діяльності людини.
Питання 1: Чи можна віднести до документів текстові файли без заголовка та вихідних даних?
Відповідь: Ні, текстові файли без заголовка та вихідних даних не можуть бути визначені як документи, оскільки вони не містять достатньої інформації для ідентифікації їх автора, дати створення та призначення.
Питання 2: Чи є веб-сторінки документами?
Відповідть: Так, веб-сторінки можуть бути визначені як документи, оскільки вони зазвичай містять заголовок, вихідні дані та текстовий вміст. Однак їх формат відрізняється від традиційних друкованих документів.
Питання 3: Чи можна віднести до документів електронні листи?
Відповідть: Так, електронні листи можуть бути визначені як документи, якщо вони відповідають певним критеріям. Вони повинні мати заголовок (тему), вихідні дані (адреса відправника та одержувача) та інформативний текст.
Питання 4: Чи є рукописні замітки документами?
Відповідть: Ні, рукописні замітки зазвичай не вважаються документами, оскільки вони не є офіційно оформлені і можуть бути важкочитаними для інших осіб. Однак вони можуть стати документами, якщо їх перенести в цифрову форму або переписати в більш формальному стилі.
Питання 5: Чи можуть бути аудіо- та відеозаписи визнані документами?
Відповідть: Так, аудіо- та відеозаписи можуть бути визнані документами, якщо вони містять важливу інформацію, мають чіткі вихідні дані та служать підтвердженням певних подій або фактів.
Оставить ответ